skip to Main Content
PERSYARATAN PENGURUSAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
No Jenis Berkas Jumlah
A. Kenaikan Pangkat Struktural :
1 Fotocopy legalisir Karpeg /KPE, SK CPNS, PNS (Bagi PNS yang mengusulkan Kenaikan Pangkat pertama kali) 2 rangkap
2 Fotocopy legalisir SK Pangkat Terakhir dan Ijazah Terakhir yang sudah diakui 2 rangkap
3 Fotocopy legalisir Sasaran kerja Pegawai, Penilaian Sasaran kerja Pegawai dan Penilaian Prestasi Kerja PNS (PPK) 2 (dua) tahun terakhir 2 rangkap
4 Surat Keterangan Melaksanakan Tugas Tambahan (jika tugas tambahan tercantum di SKP) 2 rangkap
5 Fotocopy legalisir SK Kenaikan Pangkat Terakhir, SK, SPP, SPMT pelantikan atasan langsung (jika atasan langsung pada awal tahun berbeda dengan yang menilai di SKP di akhir tahun) 2 rangkap
6 Fotocopy legalisir SK Pelantikan, Surat Pernyataan pelantikan (SPP) dan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT) dari seluruh pelantikan mulai dari nama jabatan yang tercantum di SK Pangkat Terakhir sampai dengan sekarang 2 rangkap
7 Fotocopy legalisir STLUD Tk.I atau Tk.II jika pindah ruang ke Golongan III atau IV 2 rangkap
8 Fotocopy legalisir Sertifikat Diklat PIM III atau Sertifikat Ujian Dinas Tk. II atau Ijazah S.2 bagi PNS yang pindah ruang dari Gol III ke Gol IV 2 rangkap
B. Kenaikan Pangkat Fungsional Umum, selain berkas pada point A.1 s.d A.7 ditambah dengan :
1 Fotocopy legalisir seluruh SK Mutasi/Penempatan mulai dari tempat yang tertera di SK Pangkat terakhir s.d sekarang 2 rangkap
C. Kenaikan Pangkat Jabatan Fungsional, selain berkas pada point A.1 s.d A.6 ditambah dengan :
1 Fotocopy legalisir SK Kenaikan Jabatan (jika di persyaratkan) 2 rangkap
2 Fotocopy legalisir SK Pengangkatan Pertama Dalam Jabatan Fungsional untuk kenaikan pangkat pertama kali 2 rangkap
3 Fotocopy legalisir penilaian penetapan  angka kredit (PAK) yang tertera di SK pangkat terakhir 2 rangkap
4 Asli Penilaian Angka Kredit (PAK) 2 rangkap
5 Daftar Usulan Penilaian Angka Kredit (DUPAK) Asli dan bahan bulanan, semesteran 2 rangkap
6 Bahan DUPAK dan lembar kerja harian (bagi yang naik pangkat 4 Semester dan sudah 2,5 Tahun di Pangkat Terakhir) 2 rangkap
7 Fotocopy legalisir seluruh SK Mutasi/SK Penempatan mulai dari tempat yang tertera dalam SK Pangkat terakhir 2 rangkap
8 Daftar penilaian lainnya terkait PKG 2 rangkap
9 Bukti Fisik Pengembangan Profesi (bagi IV/a dan IV/b) 2 rangkap
D. Kenaikan Pangkat Penyesuaian Ijazah, selain berkas pada point A.1 s.d A.6 ditambah dengan :
1 Fotocopy legalisir Sertifikat STLUD Ujian Penyesuaian Ijazah 2 rangkap
2 Fotocopy legalisir SK Pindah/SK Mutasi / Penempatan mulai di SK pangkat Terakhir s.d sekarang 2 rangkap
3 Uraian Tugas Asli (Stempel Basah) jabatan terakhir yang ditandatangani oleh Kepala OPD (Pejabat Tinggi Pratama) 2 rangkap
4 Fotocopy legalisir Surat Izin Belajar/SK Tugas Belajar 2 rangkap
5 Fotocopy legalisir Kampus Ijazah dan Transkip Nilai yang akan disesuaikan 2 rangkap
6 Fotocopy legalisir Kampus Bukti Akreditasi Program Studi dari BAN-PT pada saat SK Tugas Belajar/Izin Belajar dikeluarkan dan yang terbaru 2 rangkap
7 Fotocopy legalisir Forlap Dikti status mahasiswa dinyatakan lulus 2 rangkap
Kenaikan Pangkat ke Golongan IV/a dan IV/b bahan dibuat sebanyak 3 (tiga) rangkap
Kenaikan Pangkat ke Golongan IV/c dan IV/d bahan dibuat sebanyak 5 (lima) rangkap
Khusus Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama (JPT), melampirkan surat rekomendasi pengisian JPT dari KASN, laporan hasil akhir seleksi JPT dari Panitia Seleksi dan Walikota, surat rekomendasi hasil JPT dari KASN 5 rangkap
No Jenis Berkas Jumlah
1 Surat Pengantar dari Kepala OPD 2 rangkap
2 Pasphoto terbaru 3×4 warna berlatar merah sebanyak 6 lembar + CD (photo yang dicetak) 2 rangkap
3 DPCP Asli diketahui Kepala OPD 2 rangkap
4 Surat Pernyataan Tidak Pernah Dijatuhi Hukuman Disiplin Tingkat Sedang/Berat (Asli) 2 rangkap
5 Surat Pernyataan Tidak Sedang Menjalani Proses Pidana atau Pernah Dipidana Penjara berdasarkan Putusan Pengadilan yang telah berkekuatan hukum tetap (Asli) 2 rangkap
6 Fotocopy SKP 1 tahun terakhir yang dilegalisir OPD 2 rangkap
7 Fotocopy SK CPNS yang dilegalisir OPD 2 rangkap
8 Fotocopy SK PNS yang dilegalisir OPD 2 rangkap
9 Fotocopy SK Pangkat Terakhir yang dilegalisir OPD 2 rangkap
10 Fotocopy Ijazah/STTB sesuai dengan SK CPNS dilegalisir OPD 2 rangkap
11 Fotocopy KGB terakhir yang dilegalisir OPD 2 rangkap
12 Fotocopy SK Jabatan terakhir/Penempatan terakhir yang dilegalisir OPD 2 rangkap
13 Fotocopy Konversi NIP Baru yang dilegalisir OPD 2 rangkap
14 Fotocopy KARIS/KARSU yang dilegalisir OPD 2 rangkap
15 Fotocopy Akta Nikah yang dilegalisir KUA 2 rangkap
16 Daftar Susunan Keluarga Asli yang diketahui oleh Camat 2 rangkap
17 Fotocopy Akta Kelahiran anak dibawah usia 25 tahun yang dilegalisir oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil 2 rangkap
18 Fotocopy Kartu Keluarga (KK) yang dilegalisir oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil 2 rangkap
19 SKPPS Asli ditandatangani Kepala OPD 2 rangkap
20 Fotocopy PMK (jika ada) yang dilegalisir OPD 2 rangkap
21 Fotocopy SK MPP ( bagi PNS yang sedang MPP) dilegalisir OPD 2 rangkap
Pensiun Janda/Duda, selain point 1 s.d 21 ditambah dengan :
1 Pasphoto PNS yang bersangkutan terbaru 3×4 warna berlatar merah sebanyak 6 lembar + CD (photo yang dicetak) 2 rangkap
2 Pasphoto Ahli Waris terbaru 3×4 warna berlatar merah sebanyak 6 lembar + CD (photo yang dicetak) 2 rangkap
3 Asli surat keterangan meninggal dunia dari Rumah Sakit / Nagari / Kelurahan / Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil 2 rangkap
4 Asli surat keterangan ahli waris dari Lurah/Wali Nagari yang diketahui Camat 2 rangkap
Pensiun APS, selain point 1 s.d 21 ditambah dengan :
1 Surat Permohonan/Permintaan Pensiun Atas Permintaan Sendiri bermaterai Rp. 6.000,-, dengan membunyikan TMT APS 2 rangkap
No Jenis Berkas Jumlah
1 Surat pengantar dari OPD 1 rangkap
2 Fotocopy legalisir SK CPNS 1 rangkap
3 Fotocopy legalisir SK PNS 1 rangkap
4 Fotocopy legalisir Sertifikat LPJ (bagi CPNS) 1 rangkap
5 Fotocopy legalisir SKP 2 (dua) tahun terakhir 1 rangkap
6 Foto 2 x 3 warna latar merah 3 lembar
Karpeg Hilang (berkas 1, 2,3,6 ditambah dengan)
7 Surat Keterangan Hilang dari Kepolisian 1 rangkap
8 Mengisi Lampiran X dan XII SE Ka. BKN Nomor 1/SE/1975 1 rangkap
No Jenis Berkas Jumlah
1 Asli Surat Pengantar dari OPD 1 rangkap
2 Fotocopy legalisir SK CPNS 1 rangkap
3 Fotocopy legalisir SK Terakhir 1 rangkap
4 Daftar Keluarga (KP.4) 1 rangkap
5 Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT) 1 rangkap
6 Fotocopy Kartu Pegawai (Karpeg), jika ada 1 rangkap
7 Fotocopy amprah gaji pertama/ rapel gaji 1 rangkap
8 Fotocopy KTP/ Surat Keterangan Domisili 1 rangkap
9 Nomor telepon / handphone
No Jenis Berkas Jumlah
1 Surat Pengantar dari OPD terkait 1 rangkap
2 SKP lengkap yang telah ditandatangani 1 rangkap
3 Blanko Penilaian Perilaku Kerja bila Pejabat Penilai adalah Walikota/Sekretaris Daerah 1 rangkap
No Jenis Berkas Jumlah
1 Surat pengantar dari OPD terkait 1 rangkap
2 Surat Permohonan dari PNS ybs 1 rangkap
3 SK Pangkat Terakhir PNS ybs 1 rangkap
No Jenis Berkas Jumlah
1 Mengisi Blanko Permohonan 1 rangkap
2 SK Pensiun 1 rangkap
3 SKPP Definitif 1 rangkap
4 Fotocopy Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang masih berlaku + Kartu Keluarga 1 rangkap
5 Pas Photo 3 x 4 2 lembar
6 Pas photo Ukuran 4 x 6  (peserta istri) 1 lembar
7 Fotokopi buku rekening, yang memuat nama dan nomor rekening 1 rangkap
8 Fotokopi Kartu NPWP 1 rangkap
9 SKS (Kuliah/Sekolah) tahun ajaran baru/ sesuai waktu permintaan (Asli dan Fotocopy legalisir) 1 rangkap
No Jenis Berkas Jumlah
1 Mengisi Blanko Permohonan 1 rangkap
2 SK Pensiun / SK Otomatis (Asli) 1 rangkap
3 Fotocopy legalisir SKPP Definitif (Peserta meninggal aktif) 1 rangkap
4 Mengisi Blanko SPTB 1 rangkap
5 Mengisi Blanko Kejandaan/Duda/Ahli Waris (untuk Y/P blanko surat kuasa ahli waris) 1 rangkap
6 Fotocopy legalisir Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang masih berlaku + Kartu Keluarga 1 rangkap
7 Pas Photo 3 x 4 2 lembar
8 Fotocopy buku rekening, yang memuat nama dan nomor rekening 1 rangkap
9 Surat keterangan tidak punya istri lain 1 rangkap
No Jenis Berkas Jumlah
1 Asli usulan dari Kepala OPD 1 rangkap
2 Daftar Riwayat Hidup 1 rangkap
3 Fotocopy SK CPNS tanpa  Legalisir 1 rangkap
4 Fotocopy SK Pangkat Terakhir tanpa Legalisir 1 rangkap
5 Fotocopy SK Jabatan Terakhir tanpa Legalisir 1 rangkap
6 Fotocopy Konversi NIP baru 1 rangkap
7 Surat Keterangan yang menerangkan : 1 rangkap
Tdk pernah tidak masuk kerja lebih dari 15 hari tanpa alasan yg sah (diverifikasi dan diketahui oleh Kasubbag Umum dan Kepegawaian OPD) 1 rangkap
Tidak Pernah terlambat / pulang kerja lebih cepat tanpa  keterangan (diverifikasi dan diketahui oleh Kasubbag Umum dan Kepegawaian) 1 rangkap
No Jenis Berkas Jumlah
1 Surat Pengantar dari OPD Terkait 1 rangkap
2 Nota Dinas dari OPD terkait 1 rangkap
3 SK Penempatan/Penunjukan PNS ybs dalam Satu Jabatan 1 rangkap
No Jenis Berkas Jumlah
1 Surat Pengantar dari OPD 1 rangkap
2 Laporan Perkawinan Pertama 2 rangkap
3 Daftar Keluarga PNS 2 rangkap
4 Foto hitam putih suami / istri ukuran 2,5 x 3 3 lembar
5 Fotocopy legalisir KUA surat nikah 2 rangkap
Bagi Janda / Duda
1 Asli Surat Pengantar dari OPD 1 rangkap
2 Laporan Perkawinan Janda / Duda 2 rangkap
3 Surat cerai / kematian 2 rangkap
4 Daftar Keluarga PNS 2 rangkap
5 Fotocopy legalisir KUA surat nikah 2 rangkap
6 Foto hitam putih suami / istri ukuran 2,5 x 3 3 lembar
Penggantian Karis/Karsu Hilang : berkas diatas ditambah dengan :
1 Surat keterangan kehilangan dari kepolisian 1 rangkap
2 Mengisi Blanko kehilangan Karis/Karsu 1 rangkap
No Jenis Berkas Jumlah
1 Surat Pengantar dari OPD 1 rangkap
2 Asli Permohonan ybs 1 rangkap
3 Fotocopy legalisir SK CPNS 1 rangkap
4 Fotocopy legalisir SK Pangkat terakhir 1 rangkap
5 Fotocopy legalisir SK Jabatan terakhir 1 rangkap
6 Fotocopy legalisir SK Pindah ke Pemko PP 1 rangkap
7 Fotocopy legalisir Ijazah dan transkrip 1 rangkap
8 Fotocopy legalisir SKP tahun terakhir 1 rangkap
9 Surat keterangan tidak sedang menjalani hukuman disiplin (Asli) 1 rangkap
10 Surat keterangan tidak sedang menjalani pemberhentian sebagai PNS (Asli) 1 rangkap
11 Jadwal Perkuliahan 1 rangkap
12 Fotocopy BAN-PT Jurusan / Prodi Akreditasi B 1 rangkap
13 Pernyataan Izin Belajar Asli 1 rangkap
14 Analisis kebutuhan formasi ibel berdasarkan hasil anjab 1 rangkap
No Jenis Berkas Jumlah
1 Surat Permohonan dari PNS ybs 1 rangkap
2 BAP dari OPD 1 rangkap
3 Surat Pengantar dari OPD terkait 1 rangkap
4 Surat Rekomendasi dari Pimpinan OPD 1 rangkap
5 Surat Keterangan Pendukung Alasan Cerai 1 rangkap
6 Fotocopy legalisir KUA Buku Nikah 1 rangkap
7 SK Pangkat Terakhir PNS ybs 1 rangkap
8 Surat Pernyataan Kesediaan Pembagian Gaji (jika Pemohonnya adalah PNS Pria) 1 rangkap
No Jenis Berkas Jumlah
1 Surat Pengantar dari OPD 1 rangkap
2 Surat permohonan cuti bermaterai Rp. 6.000,- 1 rangkap
No Jenis Berkas Jumlah
1 Surat pengantar dari OPD 1 rangkap
2 Surat Permohonan dari PNS ybs 1 rangkap
3 Pas Photo 3 x 4 2 lembar
4 Fotocopy legalisir KUA Buku Nikah (bagi Pernikahan ke -2 dst) 1 rangkap
5 Fotocopy legalisir Pengadilan Agama Surat Cerai (bagi Pernikahan ke -2 dst) 1 rangkap
No Jenis Berkas Jumlah
1 Surat pengantar dari OPD 1 rangkap
2 Surat pemanggilan ybs 1 rangkap
3 Berita Acara Pemeriksaan (BAP) 2 lembar
4 Laporan Kewenangan Penjatuhan Hukuman Disilin 1 rangkap
5 Konsep SK Hukuman Disiplin 1 rangkap
No Jenis Berkas Jumlah
1 Surat permohonan kepada Walikota Padang Panjang bermaterai Rp. 6.000,- yang berisikan alasan pindah 2 rangkap
2 Foto copy legalisir SK CPNS 2 rangkap
3 Foto copy legalisir SK PNS 2 rangkap
4 Foto copy legalisir SK Pangkat terakhir 2 rangkap
5 Foto copy legalisir SK Jabatan terakhir 2 rangkap
6 Foto copy legalisir SKP, penilaian SKP dan PPK 2 (dua) tahun terakhir) 2 rangkap
7 Surat persetujuan mutasi dari Pejabat Pembina Kepegawaian Instansi asal dengan menyebutkan jabatan yang akan diduduki (jika sudah ada persetujuan mutasi dari Instansi Penerima) 2 rangkap
8 Surat Pernyataan tidak sedang dalam proses atau menjalani hukuman disiplin dan/atau proses peradilan yang diterbitkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian atau pejabat lain yang menangani kepegawaian paling rendah menduduki JPT Pratama 2 rangkap
9 Surat Pernyataan tidak sedang menjalani tugas belajar atau ikatan dinas yang diterbitkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian atau pejabat lain yang menangani kepegawaian paling rendah menduduki JPT Pratama 2 rangkap
10 Surat Keterangan bebas temuan yang diterbitkan oleh Inspektorat 2 rangkap
11 Ijazah terakhir yang sudah diakui 2 rangkap
12 Daftar Riwayat Hidup 2 rangkap
13 KTP PNS yang bersangkutan 3 lembar
14 Kartu keluarga PNS yang bersangkutan
15 Pas photo warna 3 x 4 sebanyak 3 lembar
16 Dokumen dimasukkan ke dalam map dan ditulis Nama, NIP, alamat dan no Telpon
No Jenis Berkas Jumlah
Pengangkatan Pertama Kali Dalam Jabatan Fungsional :
1 Surat Pengantar dari OPD 1 rangkap
2 Fotocopy legalisir SK CPNS 1 rangkap
3 Fotocopy legalisir SK PNS 1 rangkap
4 Fotocopy legalisir Kartu Pegawai 1 rangkap
5 Fotocopy legalisir SKP tahun terakhir bernilai baik 1 rangkap
6 Fotocopy legalisir Ijazah terakhir + fotocopy legalisir transkip nilai 1 rangkap
7 Fotocopy legalisir lembar PAK (Penetapan Angka Kredit) terakhir 1 rangkap
Kenaikan Pangkat Jabatan Fungsional :
1 Surat Pengantar dari OPD 1 rangkap
2 Fotocopy legalisir SK Kenaikan Pangkat terakhir 1 rangkap
3 Fotocopy legalisir SK Jabatan Fungsional terakhir 1 rangkap
4 Fotocopy legalisir SKP tahun terakhir bernilai baik 1 rangkap
5 Fotocopy legalisir Ijazah terakhir + fotocopy legalisir transkip nilai 1 rangkap
6 Fotocopy legalisir lembar PAK (Penetapan Angka Kredit) terakhir 1 rangkap
Alih Jenjang Jabatan Fungsional dari Jenjang Terampil ke Jenjang Ahli :
1 Surat Pengantar dari OPD 1 rangkap
2 Fotocopy legalisir SK Kenaikan Pangkat terakhir 1 rangkap
3 Fotocopy legalisir SK Jabatan Fungsional terakhir 1 rangkap
4 Fotocopy legalisir SKP tahun terakhir bernilai baik 1 rangkap
5 Fotocopy legalisir Ijazah terakhir + fotocopy legalisir transkip nilai 1 rangkap
6 Fotocopy legalisir lembar PAK (Penetapan Angka Kredit) terakhir 1 rangkap
7 Fotocopy legalisir STTPL alih jenjang 1 rangkap
8 Fotocopy legalisir SK Tugas Belajar / fotocopy legalisir SK Izin Belajar 1 rangkap
Pembebasan Sementara Dalam Jabatan Fungsional :
1 Surat Pengantar dari OPD 1 rangkap
2 Fotocopy legalisir SK Kenaikan Pangkat terakhir 1 rangkap
3 Fotocopy legalisir SK Jabatan Fungsional terakhir 1 rangkap
4 Fotocopy legalisir SKP tahun terakhir bernilai baik 1 rangkap
5 Fotocopy legalisir Ijazah terakhir + fotocopy legalisir transkip nilai 1 rangkap
6 Fotocopy legalisir lembar PAK (Penetapan Angka Kredit) terakhir 1 rangkap
7 Fotocopy legalisir SK Tugas Belajar / fotocopy legalisir SK Pelantikan Jabatan Struktural 1 rangkap
8 Surat Keterangan Bersedia Melepas dari dari Walikota bagi PNS yang sedang mengurus pindah dinas 1 rangkap
Pengangkatan Kembali Dalam Jabatan Fungsional :
1 Surat Pengantar dari OPD 1 rangkap
2 Fotocopy legalisir SK CPNS 1 rangkap
3 Fotocopy legalisir SK PNS 1 rangkap
4 Fotocopy legalisir Kartu Pegawai 1 rangkap
5 Fotocopy legalisir SKP tahun terakhir bernilai baik 1 rangkap
6 Fotocopy legalisir Ijazah terakhir + fotocopy legalisir transkip nilai 1 rangkap
7 Fotocopy legalisir lembar PAK (Penetapan Angka Kredit) terakhir 1 rangkap
8 Fotocopy legalisir SK Jabatan Fungsional terakhir 1 rangkap
9 Fotocopy legalisir SK Pembebasan dari Jabatan Fungsional terakhir 1 rangkap
No Jenis Berkas Jumlah
1 Surat permohonan kepada Walikota Padang Panjang bermaterai Rp. 6.000,- yang berisikan alasan pindah 2 rangkap
2 Foto copy legalisir SK CPNS 2 rangkap
3 Foto copy legalisir SK PNS 2 rangkap
4 Foto copy legalisir SK Pangkat terakhir 2 rangkap
5 Foto copy legalisir SK Jabatan terakhir 2 rangkap
6 Foto copy legalisir SKP, penilaian SKP dan PPK 2 (dua) tahun terakhir) 2 rangkap
7 Surat Pernyataan tidak sedang dalam proses atau menjalani hukuman disiplin dan/atau proses peradilan yang diterbitkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian atau pejabat lain yang menangani kepegawaian paling rendah menduduki JPT Pratama 2 rangkap
8 Surat Pernyataan tidak sedang menjalani tugas belajar atau ikatan dinas yang diterbitkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian atau pejabat lain yang menangani kepegawaian paling rendah menduduki JPT Pratama 2 rangkap
9 Surat Keterangan bebas temuan yang diterbitkan oleh Inspektorat 2 rangkap
10 Surat usul mutasi dari Pejabat Pembina Kepegawaian Instansi penerima dengan menyebutkan jabatan yang akan diduduki 2 rangkap
11 Surat bersedia melepas dari Kepala OPD 2 rangkap
12 Ijazah terakhir yang sudah diakui 3 lembar
13 Daftar Riwayat Hidup 2 rangkap
14 Pas photo warna 3 x 4 3 lembar
15 Dokumen dimasukkan ke dalam map dan ditulis Nama, NIP, alamat dan no Telpon
Back To Top